Die Universität Wien ist Auftraggeberin, d.h. Verantwortliche dieser Datenverarbeitungen im Sinne der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). In Entsprechung der die Verantwortliche treffenden Informationspflichten ersuchen wir Sie um Kenntnisnahme der nachstehenden Mitteilung:
Die DLE Bibliotheks-und Archivwesen der Universität Wien verpflichtet sich zu einem sensiblen und höchstmöglichen Schutzstandards entsprechenden Umgang mit den personenbezogenen Daten ihrer Benutzer*innen.
Die externen Datenschutzbeauftragten des Verantwortlichen sind: RA Dr. Daniel Stanonik LL.M. und KINAST Rechtsanwaltsgesellschaft mbH, vertreten durch RA Dr. Karsten Kinast LL.M., in wechselseitiger Stellvertretung
Sofern Betroffenenrechte iSv § 19 dieser Datenschutzerklärung (z. B. Recht auf Auskunft, Recht auf Löschung etc.) geltend gemacht werden, sind diese Ansuchen bzw. Anträge ausnahmslos an
oder postalisch an
Universität Wien
z. Hd. Datenschutzbeauftragter der Universität Wien
Universitätsring 1
A-1010 Wien
zu richten.
Bei beinahe allen Verarbeitungen spielen Websites eine wichtige Rolle. Für diese gilt die Datenschutzerklärung der Universität Wien. Die Datenschutzerklärung der Universität Wien gilt darüber hinaus subsidiär zu dieser Datenschutzerklärung.
https://dsba.univie.ac.at/datenschutzerklaerung
Folgende personenbezogene Daten werden von der DLE Bibliotheks-und Archivwesen der Universität Wien in Erfüllung der verschiedenen Services gesammelt und verarbeitet:
Zur Erstellung eines Bibliotheksausweises (in Form einer u:card) und zur Bereitstellung eines Zugangs zu elektronischen Ressourcen werden folgende Daten erhoben:
Bei Studierenden der Universität Wien erhält die Universitätsbibliothek diese Daten in Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung automatisch von der DLE Studienservice und Lehrwesen der Universität Wien. (Art 6 Abs 1 lit c DSGVO)
Bei Mitarbeiter*innen der Universität Wien erhält die Universitätsbibliothek die Daten automatisch von der DLE Personalwesen und Frauenförderung auf Grund des bestehenden Dienstvertrages. Als Kontaktdaten werden Dienstadresse, Diensttelefonnummer und Dienst-E-Mail-Adresse gespeichert. (Art 6 Abs 1 lit. b DSGVO)
Alle anderen Benutzer*innen müssen sich bei der Universitätsbibliothek registrieren lasseni und der Verwendung ihrer angeführten personenbezogenen Daten für die angeführten Zwecke zustimmen. (Art 6 Abs. 1 lit a DSGVO)
Die oben genannten Daten werden für den Druck des Bibliotheksausweises (u:card) an das Unternehmen
Daten, die im Zuge der Erstregistrierung für die Ausstellung eines Bibliotheksausweises erfasst wurden und von den Antragsteller*innen nicht binnen eines Monats durch Vorlage der erforderlichen Dokumente bestätigt wurden, werden gelöscht.
Daten nicht mehr gültiger Ausweise werden zwölf Monate nach Ablauf der Entlehnberechtigung aufbewahrt, um ein späteres Verlängern der Entlehnberechtigung ohne Neuaufnahme von Daten zu ermöglichen und um den Benutzer*innen nach der Verlängerung den erneuten Zugriff auf das eigene Bibliothekskonto zu ermöglichen. Nach Ablauf dieser zwölf Monate werden die Daten gelöscht, sofern keine offenen Ausleihen, Fernleihen oder Gebühren vorhanden sind. In beiden Fällen liegt für die verlängerte Datenverarbeitung ein berechtigtes Interesse der Universität Wien vor (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO). Im ersten Fall besteht dieses sowohl in der Wiedererkennung ehemaliger Bibiliotheksnutzer*innen als auch im vereinfachten Aufwand bei der (Neu-) Ausstellung von Bibliotheksausweisen. Sollten offene Ausleihen, Fernleihen oder Gebühren vorhanden sein, so ergibt sich das berechtigte Interesse zur weiteren Datenverarbeitung aus dem Bestehen rechtlicher Ansprüche in diesem Zusammenhang.
Ein Widerruf der Einwilligungserklärung hat den unmittelbaren Ablauf der Entlehnberechtigung zur Folge. Die personenbezogenen Daten werden unter Einhaltung etwaiger gesetzlicher Einspruchsfristen und erst nachdem alle Entlehnvorgänge abgeschlossen und alle Gebühren bezahlt sind, aus dem Bibliothekssystem gelöscht, soweit die Universität Wien nicht auf Grund einer gesetzlichen Regelung dazu verpflichtet ist, diese Daten weiterhin zu speichern. Der Bibliotheksausweis ist zurückzugeben. Zur fortgesetzten Aufbewahrung bei offenen Entlehnvorgängen und Gebühren wird auf die Ausführungen im vorangehenden Absatz verwiesen.
Nach Ablauf der maximalen Entlehndauer kann eine Verlängerung auch ausnahmsweise (z.B. Krankheit) durch Übersendung eines E-Mails erfolgen. Diesem E-Mail ist ein Foto beizufügen, dass das fällige Werk gemeinsam mit etwas Tagesaktuellen (z.B. einer Tageszeitung) zeigt, um den Nachweis zu erbringen, dass das Werk noch physisch vorhanden ist. Diese E-Mails werden für ein Jahr gespeichert.
Alle entlehnberechtigen Benutzer*innen haben die Möglichkeit andere Personen namhaft zu machen, die berechtigt sind, vorbestellte Bücher für sie abzuholen. Dazu ist folgendes Formular beizubringen: https://bibliothek.univie.ac.at/files/Abholberechtigung.pdf
Von den abholberechtigten Personen werden folgende Daten gespeichert:
Rechtsgrundlage für die Speicherung dieser Daten ist die Einwilligung (Art 6 Abs. 1 lit a DSGVO). Die Daten werden so lange gespeichert, bis ein Widerruf erfolgt oder die Datenverarbeitung nicht mehr zweckdienlich ist. In diesem Zusammenhang müssen Sie dafür Sorge tragen, dass Sie selbst die Daten der beteiligten Personen an uns weitergeben dürfen.
Die Speicherung der Daten von abholberechtigten Personen erfolgt bis zu deren Widerruf, längstens aber bis zum Ablauf der Gültigkeit der Benutzungsberechtigung der entlehnberechtigten Person. Im Bibliothekssystem werden Daten zu folgenden Vorgängen verarbeitet:
Zur Kontrolle des ordentlichen Gebrauchs (§§ 971f ABGB) speichert die Universitätsbibliothek Wien Daten über abgeschlossene Entlehnungen drei Monate nach der Rückgabe eines Informationsträgers oder Gegenstandes. Danach werden diese Vorgangsdaten zu statistischen Zwecken anonymisiert. Die Aufbewahrung dieser Daten ergibt sich aus dem berechtigten Interesse der Universität Wien an der Überprüfung des ordnungsgemäßen Gebrauchs der Leihgaben und der damit in Verbindung stehenden Geltendmachung etwaiger Ansprüche.
Daten, die im Zuge von Gebührenvorgängen entstehen, werden für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert. (Art 6 Abs. 1 lit c DSGVO; § 132 BAO BGBl. 194/1961 i.d.g.F.). Diese belaufen sich in der Regel auf sieben Jahre.
Rechnungen werden bei der DLE Finanzwesen und Controlling auf Basis einer rechtlichen Verpflichtung gespeichert. (Art 6 Abs 1 lit c DSGVO; § 132 BAO) Personen, die über keinen u:account verfügen, können einen WLAN-Voucher erhalten, um in den elektronischen Ressourcen vor Ort recherchieren zu können. Die bei der Anmeldung x gespeicherten Daten (Name, Geburtsdatum, Art des vorgelegten Lichtbildausweises und Vouchernummer) werden an der Universitätsbibliothek für einen Monat gespeichert. Rechtsgrundlage ist das dadurch begründete vertragliche Verhältnis (Art 6 Abs. 1 lit b DSGVO) und das berechtigte Interesse der Universität Wien, (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO) die Nutzung der WLAN-Architektur überprüfen zu können und gesetzteskonformes Verhalten sicherzustellen. https://dsba.univie.ac.at/datenschutzerklaerung
Informationsträger, die zur Benützung in den Lesebereichen bzw. in den Lesesälen bereitgestellt werden, werden von der Universitätsbibliothek mit dem Vor-und Nachnamen der Besteller*innen öffentlich sichtbar gekennzeichnet, sodass ein selbständiges Auffinden der Bereitstellung durch die Benutzer*innen möglich ist. Die öffentliche Bereitstellung dieser Daten ergibt sich aus dem berechtigten Interesse des Verantwortlichen und Dritter (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO), welches darin besteht, die Informationsträger den Besteller*innen zugänglich zu machen. Das Interesse der betroffenen Personen ist dadurch nicht verletzt, da es sich insbesondere nur um eine zeitlich und örtlich begrenzte Veröffentlichung handelt und die Datenkategorien lediglich Vor-und Nachname sind.
Alle Daten, die im Bibliothekssystem verarbeitet werden, werden auf Servern des Unternehmens
Der Zugriff auf elektronische Ressourcen verlangt im Regelfall das Einloggen mittels persönlichem u:account.
Zugriffsdaten auf elektronische Ressourcen werden dreißig Tage auf Servern der Universität Wien gespeichert, um im Fall eines Missbrauchs die in den Lizenzverträgen vorgesehenen Maßnahmen ergreifen zu können.
Verstöße gegen die Benützungsordnung können von der Universitätsbibliothek intern dokumentiert werden (Name, Datum des Verstoßes, Art des Verstoßes). Diese Form der Datenverarbeitung ergibt sich aus dem berechtigten Interesse des Verantwortlichen (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO), welches darin besteht, weiteren Verstößen gegen die Benützungsordnung durch dieselben Personen vorzubeugen.
Beim Bezahlen von Bibliotheksgebühren am Kassaautomat werden folgende Daten verarbeitet:
Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist der Leihvertrag zwischen der Universität Wien und den Benutzer*innen. (Art 6 Abs. 1 lit b DSGVO; §§971ff ABGB JGS 946/1811) Daten, die im Zuge von Gebührenvorgängen entstehen, werden für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert.
Die Speicherung der Daten erfolgt lokal auf einem Computer, der mit dem Kassaautomaten verbunden ist.
Im Fall, dass Ausleihen überfällig sind und somit der Leihvertrag verletzt wurde, behält sich die Universität Wien den Rechtsweg vor. Diesfalls werden Daten zur rechtlichen Vertretung an die Finanzprokuratur der Republik Österreich weitergeleitet:
Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist der Leihvertrag zwischen der Universität Wien und den Benutzer*innen (Art 6 Abs. 1 lit b DSGVO; §§ 971ff ABGB) sowie das berechtigte Interesse der Universität Wien (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO) an der Verfolgung von Rechtsansprüchen.
Die Daten werden dreißig Jahre lang an der Universität Wien gespeichert. Diese Dauer ergibt sich aus den bestehenden Verjährungsfristen der §§ 1478 ff ABGB, welche sich auf maximal dreißig Jahre belaufen und stützt sich auf das berechtigte Interesse der Universität Wien, diese Daten bei etwaigen Rechtsstreiten zur Verfügung zu haben (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO).
Diese Datenverarbeitung erfasst Informationen zu jenen Personen, denen Archivalien im Lesesaal des Archivs der Universität Wien zur Einsichtnahme vorgelegt werden. Dieser Vorgang ist Teil des Ersuchens um Einsichtnahme in Archivgut gemäß Benutzungsordnung des Archivs der Universität Wien (Mitteilungsblatt Studienjahr 2009/2010 – Ausgegeben am 19.04.2010 – 16. Stück Abschnitt A (1) und A (2))
Um Zugang zum Archiv der Universität Wien zu erlangen, ist es notwendig, sich registrieren zu lassen. Im Zuge dieses Vorgangs wird ein Benutzer*innenblatt ausgefüllt, auf dem folgende Daten erhoben werden:
Die Benutzer*innenblätter werden in einer Aktenablage versperrt aufbewahrt und in das Archiv-Informationssystem eingegeben und dort unbefristet gespeichert, um im Falle von Rechtsstreitigkeiten jederzeit auf diese Daten zugreifen zu können.
Das Archiv der Universität Wien verarbeitet Daten zu folgenden Vorgängen:
Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung sind die Einwilligung der betroffenen Person und die Bestimmungen im Bundesarchivgesetz § 10 Abs. 2 u. 3. (BGBl. Nr. 162/1999) (Art 6 Abs. 1 lit a und c DSGVO)
Rechnungen werden bei der DLE Finanzwesen und Controlling auf Basis einer rechtlichen Verpflichtung gespeichert. (Art 6 Abs 1 lit c DSGVO; § 132 BAO)
Ein Widerruf zur Verarbeitung der Daten durch die Betroffenen hat zur Folge, dass eine weitere Benutzung des Archivs der Universität Wien nicht mehr möglich ist. Die bisher verarbeiteten Daten bleiben aufgrund des berechtigten Interesses des Universitätsarchivs gespeichert. Das berechtigte Interesse besteht in der Notwendigkeit, über bereits erfolgte Forschungsarbeiten und beantwortete Fragen jederzeit Bescheid zu wissen. (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO) Daten, die im Zuge von Gebührenvorgängen entstehen, werden für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert. (§207 BAO)
Alle Daten, die im Archiv-Informationssystem verarbeitet werden, werden auf Servern der Universität Wien gespeichert.
Personenbezogene Daten ehemaliger Studierender sowie ehemaliger Mitarbeiter*innen werden im Archiv erfasst und gespeichert. Dabei werden jene Daten verarbeitet, die bereits zuvor in der Studierendenverwaltung und der Personalverwaltung verarbeitet wurden. Insbesondere werden keine neuen Daten erhoben und werden die Daten in jener Form archiviert, in welcher sie zuvor an der Universtität Wien rechtmäßig verarbeitet wurden. Das Archiv der Universität Wien dient der historischen Erforschung der Geschichte der Universität Wien und findet seine Rechtsgrundlage in § 3 Abs 2 Z3 Bundesarchivgesetz. Die im Universitätsarchiv gespeicherten Unterlagen können unter anderem folgende Daten enthalten:
Rechtsgrundlage zur Verarbeitung dieser Daten ist das berechtigte Interesse der Universität Wien und das öffentliche Interesse die Daten ehemaliger Studierender und Mitarbeiter*innen archivalisch zu erfassen sowie die gesetzliche Verpflichtung (Art 6 Abs 1 lit c und e DSGVO und Art 9 Abs 2 lit j DSGVO) nachstehender Normen: Die Archivierung erfolgt nach Maßgabe des Bundesarchivgesetzes idgF (insbesondere § 5 Abs 3 leg cit), der Archivierungsrichtlinie der Universität Wien idgF, des Bildungsdokumentationsgesetzes idgF und der Bundesarchivgutverordnung idgF in Verbindung mit Art 89 DSGVO.
Ihre Rechte als betroffene Person können nach Maßgabe des § 7 Bundesarchivgesetz idgF ausgeübt werden.
Das Archiv der Universität Wien führt ein elektronisches Archivinformationssystem, welches dem Erschließen von Archivgut gemäß §2 Z5 Bundesarchivgesetz dient. Im Archivinformationssystem werden, wenn auch nur unvollständig, Name und Geburtsdatum von Personen erfasst, welche im Zusammenhang im Archivgut vorkommen. Die gesetzliche Grundlage für das Archivinformationssystem findet sich § 7 Abs 6 Bundesarchivgesetz.
Die Aufbewahrung analoger Daten erfolgt in den Räumlichkeiten des Archivs der Universität Wien, entsprechend den oa gesetzlichen Vorgaben. Digitale Daten werden auf den Servern der Universität Wien gespeichert. Die Aufbewahrung aller Daten erfolgt unbefristet.
Wissenschaftliche Abschlussarbeiten, die an der Universität Wien verfasst wurden, müssen auf den Hochschulschriftenserver (u:theses) geladen werden. Dabei werden folgende Daten verarbeitet:
Die Universität Wien verarbeitet die Daten in Wahrung eines öffentlichen Interesses (Information der Öffentlichkeit über die an der Universität Wien verfassten Abschlussarbeiten) und aus berechtigtem Interesse unbefristet. (Art 6 Abs. 1 lit e und f DSGVO). Eine eventuell erteilte Werknutzungsbewilligung zur Veröffentlichung der HS im Internet ist allerdings jederzeit widerrufbar.
Die Daten werden im Internet weltweit zur Verfügung gestellt (Volltexte nur nach ausdrücklicher Zustimmung). Rechtsgrundlage dafür ist das UG2002 idgF (BGBl I 2017/129), insbesondere §3 leg cit.
Rechtsgrundlage für die Logdaten sind die arbeitsrechtlichen Verpflichtungen der Mitarbeiter*innen der Universität Wien und die rechtliche Verpflichtung zur Implemetierung geeigneter Sicherheitsmaßnahmen nach Art 32 DSGVO.
Die Speicherung aller Daten erfolgt auf Servern der Universität Wien nach den gesetzlichen Maßgaben.
Zur Erstellung der Wissensbilanz, Unterstützung bei Zielvereinbarungen und Evaluierungen, der öffentlichen Darstellung des wissenschaftlichen Schaffens an der Universität Wien und zur Erstellung von Publikationslisten und persönlichen Lebensläufen betreibt die Universität Wien das System u:cris.
Die Universität Wien verarbeitet im Rahmen der gegenständlichen Datenverarbeitung nachstehende Kategorien personenbezogener Daten:
Rechtsgrundlage(n) der Verarbeitung sind hinsichtlich der inhaltlichen Daten und der Stammdaten die Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung durch die Universität Wien (Art 6 Abs. 1 lit c DSGVO; Wissensbilanz-Verordnung BGBl. II 97/2016) und hinsichtlich der Logdaten arbeitsrechtliche Verpflichtungen der Mitarbeiter*innen der Universität Wien sowie die rechtliche Verpflichtung zur Implemetierung geeigneter Sicherheitsmaßnahmen nach Art 32. DSGVO.
Wenn die Bereitstellung der personenbezogenen Daten für diese Datenverarbeitung gesetzlich vorgesehen, vertraglich vorgeschrieben oder für einen Vertragsabschluss erforderlich ist, kann die Nichtbereitstellung der Daten dazu führen, dass die von der Universität Wien gesetzlich zu erfüllenden Verpflichtungen nicht erfüllt werden können.
Sofern die Daten nicht bei Ihnen selbst erhoben wurden, stammen die Daten aus der Personalverwaltung (i3v). Diese Übermittlung innerhalb der Universität Wien gründet sich auf die rechtliche Verpflichtung der Universität Wien (Art 6 Abs 1 lit c DSGVO) zur Erstellung einer Wissensbilanz. Die Datenverarbeitung an sich gründet sich auf die oben angeführten gesetzlichen Grundlagen. Die über Sie ermittelten Daten werden an nachstehende Empfängerin außerhalb der Universität Wien weitergeleitet:
Republik Österreich im Zuge der Wissensbilanz (Wissensbilanz-Verordnung BGBl. II 97/2016)
Die Dauer der Datenspeicherung in u:cris entspricht jenem Speicherzeitraum für Stammdaten im Quellsystem i3v. So lange werden diese synchronisiert. Die Daten werden rückwirkend wegen des berechtigten Interesses der Universität Wien für sieben Jahre gespeichert, um Informationen für Evaluierungen von Fakultäten bereitstellen zu können. Log-Daten werden nach Ablauf eines Jahres gelöscht.
Inhaltliche Daten (bibliographische Angaben, Informationen zu Drittmittelprojekten usw.) werden grundsätzlich wegen des berechtigten Interesses der Universität Wien (Art 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), das darin liegt, Informationen über die Forschungstätigkeit an der Universität Wien der Öffentlichkeit nachhaltig zugänglich zu machen, unbegrenzt gespeichert.
Die Universitätsbibliothek Wien betreibt drei Services, bei denen sie sich der webbasierten Software „UserVoice“ bedient:
Dabei werden folgende Daten gespeichert:
Rechtsgrundlage zur Verarbeitung dieser Daten ist das berechtigte Interesse der Universität Wien und die Einwilligung der Anwender*innen. (Art 6 Abs. 1 lit a und f DSGVO)
Diese Daten werden aufgrund eines Vertragsverhältnisses auf Servern des Unternehmens UserVoice außerhalb der EU gespeichert. „UserVoice“ verpflichtet sich zur Einhaltung des „EU-U.S. Privacy Shield“ (Art 45 DSGVO) https://www.uservoice.com/privacy/
Die Anmeldung zu Bibliotheksführungen und Rechercheschulungen erfolgt über die Website der Universitätsbibliothek über ein Anmeldemaske. Dabei werden folgende Daten erhoben:
Rechtsgrundlage zur Verarbeitung dieser Daten ist ein Vertragsverhältnis. (Art 6 Abs. 1 lit b und f DSGVO)
Die Speicherung aller Daten erfolgt auf Servern der Universität Wien. Die Daten werden unmittelbar nach Erstellung der Jahresstatistik gelöscht.
Folgende Daten in Zusammenhang mit unseren Lieferant*innen werden verarbeitet:
Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist der mit den Lieferant*innen bestehende Vertrag. (Art 6 Abs. 1 lit b DSGVO)
Alle Daten, die im Bibliothekssystem verarbeitet werden, werden auf Servern der Fa. Ex Libris Deutschland GmbH innerhalb der Europäischen Union nach den gesetzlichen Maßgaben (insbesondere §132 BAO) gespeichert.
OJS ist ein Zeitschriftenmanagementsystem zur Herausgabe von Open-Access-Zeitschriften. Der Funktionsumfang von OJS reicht vom Einreichen eines Artikels über die Begutachtung bis hin zur Veröffentlichung auf der Journal-Website.
Siehe auch: https://pkp.sfu.ca/ojs/
Gemäß dem „GDPR Guidebook for PKP Users” (https://docs.pkp.sfu.ca/gdpr/ ) werden folgende Daten gespeichert:
Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist das berechtigte Interesse der Universität Wien (Art 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), diese Daten zu speichern, um das System OJS funktionsfähig zu halten. Die Speicherung aller Daten erfolgt auf Servern der Universität Wien auf unbestimmte Zeit, da eine Löschung der Daten zu einem Verlust der Metadaten für die eingebrachten Beiträge führen würde. Sämtliche Datenfelder, mit Ausnahme der Pflichtfelder, können von der betroffenen Person selbst gelöscht werden.
Besucher*innendaten (siehe oben lit. d) werden nur für die Dauer der jeweiligen Session gespeichert.
Das Service E-Books on demand bietet interessierten Personen die Möglichkeit, urheberrechtsfreie Werke digitalisieren zu lassen. Sie erhalten dann gegen Entgelt das Digitalisat. Dazu werden folgende Daten erhoben:
Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist der Vertrag zwischen der Universität Wien und den Besteller*innen eines solchen E-Books. (Art 6 Abs. 1 lit b DSGVO)
Die Speicherung der Daten erfolgt auf Servern der Universität Innsbruck. Rechnungen werden an der Universität Wien aufbewahrt.
Die Speicherdauer für alle Daten beträgt sieben Jahre (§132 Abs 1 BAO).
Die Rückgabe sogenannter „arisierter“ Werke an die Rechtsnachfolger*innen der ursprünglichen Eigentümer*innen ist der Universität Wien ein besonderes Anliegen. Nach Auffinden eines „arisierten“ Werkes wird der Versuch unternommen, unter Zuhilfenahme externer Archive, Forschungseinrichtungen und anderer Institutionen, Rechtsnachfolger*innen der enteigneten Person zu finden. Diese Personen werden nach Identifizierung umgehend über den Sachverhalt informiert. Dazu werden folgende Daten verarbeitet:
Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist das Kunstrückgabegesetz (BGBl. I 181/1998 idgF). Die teilweise Übermittlung der Daten ins EU-Ausland erfolgt aus öffentlichem Interesse, welches vor allem in den Restitutionspflichten der Republik Österreich liegt. (Art 49 Abs 1 lit d DSGVO)
Die Speicherung der Daten erfolgt zu Forschungs-und Archivzwecken unbefristet in Akten, die in Räumen der Universität Wien aufbewahrt oder auf Servern der Universität Wien gespeichert werden. (Art 9 Abs. 2 lit j i.V.m. Art Art 89 DSGVO)
Personen, die Forschungsvorhaben betreiben, können im Archiv des ORF recherchieren. Dazu werden folgende Daten verarbeitet:
Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist der Vertrag der Universität Wien mit dem ORF über die Benutzung des ORF-Archivs. Interessierte Benutzer*innen müssen den Bedingungen zustimmen und die Einwilligung zur Verarbeitung ihrer Daten geben. (Art 6 Abs. 1 Lit a DSGVO)
Siehe: https://bibliothek.univie.ac.at/fb-zeitgeschichte/files/ORF_Archiv_Benutzungserklaerung.pdf
Die Speicherung der Daten erfolgt an der Universitätsbibliothek Wien (ausgefüllte Formulare). Die Universitätsbibliothek Wien erfasst diese Daten dann auf Servern der Universität Wien, damit ein Teil der Daten vertragsgemäß an den ORF weitergeleitet werden kann (siehe unten). Aus dem Vertrag mit dem ORF ergibt sich die Verpflichtung zur Aufbewahrung der Daten sowie Archivalien, weshalb diese dreißig Jahre aufbewahrt werden. (Bundesarchivgesetz § 8 Abs. 1)
Ein Datenteil wird entsprechend den vertraglichen Bestimmungen jährlich an den ORF weitergeleitet. Dabei werden folgende Datenfelder übermittelt: Datum, Forschungsgebiet, Art der Abschlussarbeit und geplantes Thema.
Das „Gaupresse“-Archiv Wien steht interessierten Personen für wissenschaftliche Recherche zur Verfügung. Um die rechtskonforme Benutzung sicherzustellen, werden folgende Daten erhoben
Da es sich bei den einsehbaren Dokumenten um solche handelt, die bei unreflektierter Wiedergabe den Tatbestand der Wiederbetätigung erfüllen können, ist die Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung das öffentliche Interesse der Universität Wien. (Art 6 Abs. 1 Lit e DSGVO)
Siehe auch: https://www.ns-pressearchiv.at/user/register
Die Speicherung der Daten erfolgt für die Dauer von drei Jahren auf Servern der Universität Wien.
Von Personen, die der Universität Wien (Universitätsbibliothek) Schenkungen machen, werden folgende Daten erhoben:
Stammdaten:
Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist ein Vertragsverhältnis. (Art 6 Abs. 1 lit b DSGVO; §§ 938 ff ABGB)
Die Speicherung der Daten erfolgt auf Servern der Universität Wien auf die Dauer von dreißig Jahren (§ 1478 ABGB)
Die Universitätsbibliothek ist als Ausbildungsbibliothek im Rahmen des ULG Library and Information Studies und der Lehrlingsausbildung tätig. Weiters übernimmt sie Aufgaben im Rahmen der bibliothekarischen Fortbildung.
Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung sind ein Vertragsverhältnis (beim ULG nach Art 6 Abs. 1. Lit b DSGVO; für die Fotografien die Einwilligung der Teilnehmer*innenii), siehe dazu im Bereich „Downloads“ unter: https://www.postgraduatecenter.at/weiterbildungsprogramme/kommunikation-medien/library-and-information-studies/teilnahmevoraussetzungen/ , eine rechtliche Grundlage (Art 6 Abs. 1. Lit c DSGVO; UG 2002; BAG bei der Ausbildung von Lehrlingen im Rahmen von Praktika) und die Einwilligung (Art 6 Abs. 1 lit a DSGVO bei bibliothekarischen Weiterbildungsveranstaltungen).
Die Speicherung der Daten der Teilnehmer*innen des ULG erfolgt auf Servern der Universität Wien gemäß den gesetzlichen Vorgaben. (UG 2002; Art 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
Die Daten, die bei uns im Zuge der Lehrlingsausbildung in unserer Funktion als Praktikumsbibliothek verarbeitet werden, werden an die Berufsschule für Handel und Reisen (Hütteldorfer Str. 7 17, 1150 Wien) weitergeleitet (BAG; SCHUG; Art 6 Abs. 1. lit. c DSGVO)
Die Daten, die im Zuge der Tätigkeit als Fortbildungseinrichtung für Bibliothekar*innen verarbeitet werden, werden nach Durchführung der Veranstaltung gelöscht.
Die Universität Wien (Universitätsbibliothek) betreibt als datenschutzrechtlicher Verantwortlicher ein Platzreservierungssystem für Lesesäle und Veranstaltungen. Dabei wird die Software Pretix der
Die von der rami.io GmbH verwendeten Server befinden sich allesamt innerhalb der Europäischen Union.
Folgende Daten werden dabei gespeichert:
Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist die im Zusammenhang mit der Durchführung der Platzreservierung zwischen Ihnen und der Universität Wien abgeschlossene Vereinbarung, zu deren Erfüllung die Datenverarbeitung notwendig ist (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Insbesondere wird Ihnen nach der Reservierungsanfrage entweder auf Ihre E-Mail-Adresse oder auf Ihre Telefonnummer (via SMS) ein QR-Code übermittelt. Nur mit diesem QR-Code kann Ihnen sodann in der jeweiligen Bibliothek der reservierte Sitzplatz zugewiesen werden. Die Daten werden für 7 Tage gespeichert und danach anonymisiert.
Bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage berechtigter Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben oder sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet. Im Fall der Direktwerbung besteht für Sie ein generelles Widerspruchsrecht, das von uns ohne Angabe einer besonderen Situation umgesetzt wird. Bitte wenden Sie sich hierzu an dsba@univie.ac.at, sofern eine Verarbeitung keine andere oder zusätzliche E-Mail-Adresse anführt.
Aus der DSGVO ergeben sich für Sie als Betroffene*r einer Verarbeitung personenbezogener Daten die folgenden Rechte:
Gemäß Art. 15 DSGVO können Sie Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. Sie können insbesondere Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorien der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfänger*innen, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft Ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, über eine Übermittlung in Drittländer oder an internationale Organisationen sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftige Informationen zu deren Einzelheiten verlangen.
Gemäß Art. 16 DSGVO können Sie unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen. Als Studierende*r haben Sie gemäß § 59 Abs 2 UG die Pflicht, jeder Universität, an der eine Zulassung zum Studium besteht, Namens-und Adressänderungen unverzüglich bekanntzugeben. Dieser Pflicht können Sie in u:space nachkommen.
Gemäß Art. 17 DSGVO können Sie die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen, soweit die Verarbeitung nicht zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Gemäß Art. 18 DSGVO können Sie die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, wir die Daten nicht mehr benötigen und Sie deren Löschung ablehnen, weil Sie diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen. Das Recht aus Art. 18 DSGVO steht Ihnen auch zu, wenn Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben.
Gemäß Art. 20 DSGVO können Sie verlangen, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder Sie können die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen verlangen.
Gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO können Sie Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die auf dieser Einwilligung beruhende Datenverarbeitung für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen. Die Rechtmäßigkeit der vorangehenden Verarbeitung wird hiervon nicht berührt.
Gemäß Art. 77 DSGVO steht Ihnen das Recht zu, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes, Ihres Arbeitsplatzes oder unseres Sitzes wenden. In Österreich handelt es sich bei der Aufsichtsbehörde um die Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40 42, 1030 Wien, Telefon: +43 1 52 152-0, E-Mail: dsb@dsb.gv.at, Website: dsb.gv.at .
